Données personnelles

La gestion informatique de vos données personnelles

Le Centre hospitalier de Niort dispose d’un système informatique destiné à faciliter la gestion des dossiers des patients et la continuité de la prise en charge. Ce système permet également d’assurer la facturation des actes médicaux et, le cas échéant, la télétransmission des feuilles de soins aux caisses d’assurance maladie.

L’accès à votre dossier informatisé est réservé aux équipes médicales qui vous suivent, et, pour les données administratives, au service de facturation. Pour l’analyse de l’activité médicale, le médecin responsable du Département d’information médicale est amené à traiter, dans le respect du secret médical, des données figurant dans votre dossier. Pour des raisons techniques, des personnels de maintenance peuvent exceptionnellement accéder à des données vous concernant. Ils le font dans le respect du secret professionnel. Les informations qui vous sont demandées feront ainsi l’objet d’un traitement automatisé dans le respect de la plus stricte confidentialité et dans les conditions fixées par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, sauf opposition de votre part, conformément à l’article 38 de cette loi. Selon les dispositions de cet article, le droit d’opposition ne peut s’exercer que si le traitement de données nominatives mis en cause ne répond pas à une obligation légale.

Vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification et d’opposition en adressant une demande écrite au directeur du centre hospitalier. 

Les audits de l’activité hospitalière à partir des données personnelles des patients

A des fins d’amélioration de la prise en charge du patient et dans le cadre de recherches scientifiques, les professionnels de santé peuvent être amenés à collecter certaines données de votre dossier médical. Les actions d’amélioration suite aux résultats de ces enquêtes auront un impact sur vos prises en charge ultérieures et celles des autres patients.

Le professionnel de santé effectuant cette enquête est soumis au secret professionnel. Si les résultats font l’objet d’une diffusion, notamment par voie de publication professionnelle, ils seront anonymisés. Ces enquêtes sont construites de façon à éviter votre identification même par recoupement de données médicales d’autres patients.

Si vous souhaitez connaître les audits ou enquêtes statistiques en cours pour lesquelles vos données sont susceptibles d’être consultées, adressez-vous au  médecin qui vous prend en charge. Vous avez la possibilité de vous opposer pour des raisons personnelles à l’accès des données qui vous sont propres par la personne en charge de l’enquête. Dans ce cas, il vous appartient de faire part de votre refus par écrit auprès du médecin qui vous prend en charge ou auprès de la Direction de la clientèle, qualité, prévention des risques et actions sociales.

La conservation des tumeurs  

Comme beaucoup d’hôpitaux, le Centre hospitalier de Niort participe aux recherches destinées à faire progresser les moyens de diagnostic et de traitement des maladies. A l’occasion des soins que votre état pourrait nécessiter, des prélèvements de tissus pourront être effectués lors d’une intervention chirurgicale, dans un but de diagnostic, afin de vous assurer la thérapeutique la mieux adaptée. Avec votre accord, certains prélèvements pourront être conservés dans la tumorothèque du Centre hospitalier régional de Poitiers à des fins collectives de recherche biomédicale ou scientifique, ce qui permettra également de vous faire bénéficier des progrès futurs résultant de la recherche médicale. Sauf opposition de votre part, certaines données de votre dossier médical qui demeureront anonymes pourront être utilisées en association avec vos échantillons prélevés. 

Le registre général des cancers en région Poitou-Charentes

Pour mieux prévenir les maladies et soigner les patients, il est important de connaître l’épidémiologie d’un certain nombre d’affections longues et coûteuses, c’est-à-dire de connaître leur fréquence dans la population, leur évolution dans le temps et leur répartition géographique. Il est également nécessaire de réaliser des enquêtes pour rechercher les causes de ces maladies. 

C’est à ce titre qu’un registre des cancers en région Poitou-Charentes se développe. Si vous résidez dans la région Poitou-Charentes et que vous avez été pris(e) en charge pour un diagnostic de tumeur à partir de l’année 2007, et conformément aux dispositions de la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978, les informations vous concernant, telles que la description de la tumeur, la date du diagnostic et votre identité, seront communiquées avec votre accord au registre général des cancers de la région Poitou-Charentes par les services hospitaliers, les médecins spécialistes et les structures d’anatomie et de cytologie pathologiques. Ces informations sont couvertes par le secret médical le plus absolu et sont strictement confidentielles puisque seules les personnes chargées du registre ont accès aux données nominatives. Seules les données totalement anonymes feront l’objet d’analyses statistiques et de publications.

Dans le cadre et conformément à la loi du 6 août 2004 (article 56)*, vous pouvez vous opposer à la transmission d’informations vous concernant au registre général des cancers de la région Poitou-Charentes, en le faisant savoir au médecin qui vous suit.

Vous disposez aussi d’un droit d’accès et de rectification des données transmises (articles 39 et 40), droit que vous pouvez exercer auprès du médecin coordinateur du registre (Dr Gautier Defossez, Unité d’épidémiologie des cancers de la région Poitou-Charentes, 6 rue de la Milétrie, 86034 Poitiers Cedex).

Le droit d’accès à votre dossier

Vous pouvez consulter directement votre dossier médical ou en obtenir des copies en adressant une demande écrite à la Direction de la clientèle, qualité, prévention des risques et actions sociales. Devront être joints à cette demande :

• si vous souhaitez accéder à votre propre dossier, un justificatif de votre identité (carte d’identité, passeport…) ;
• si vous souhaitez accéder au dossier d’une personne décédée, un justificatif de votre identité, un justificatif de votre qualité d’ayant droit (acte de notoriété, certificat d’hérédité, livret de famille…). Il vous faudra également préciser la raison pour laquelle vous sollicitez ces informations (connaître les causes du décès, faire valoir un droit, défendre la mémoire du défunt) ;
• si vous souhaitez accéder au dossier de votre enfant mineur ou au dossier du majeur protégé dont vous êtes le tuteur, un justificatif de votre identité et un justificatif de votre qualité de représentant légal (livret de famille, acte de jugement).

Il vous incombe de préciser dans votre demande les modalités de consultation souhaitées :

• envoi de copies à votre domicile ;
• consultation au sein de l’établissement, avec un accompagnement médical possible ;
• envoi au médecin de votre choix.

La copie des documents est facturée selon les tarifs en vigueur auxquels sont ajoutés les frais postaux. Les informations de santé étant strictement personnelles, il vous appartient de prendre toutes vos précautions face à d’éventuelles sollicitations de tiers exclus du droit d’accès direct au dossier médical.

Les dossiers médicaux sont conservés pendant une durée de vingt ans (ou trente ans en cas de transfusion sanguine) à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation du patient dans l’établissement.

Lorsqu’en application des dispositions qui précèdent, la durée de conservation d’un dossier s’achève avant le vingt-huitième anniversaire du patient, la conservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date. Si le patient est décédé, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date de son décès.